Um dos muitos propósitos de um sistema de gerenciamento de ativos digitais é fornecer acesso controlado ao arquivo de ativos digitais aprovados em uma empresa. Observe que a palavra-chave aqui é “controlada”. Existem muitos tipos de sistemas que fornecem algum tipo de serviço de repositório para armazenamento centralizado de documentos, imagens e outros arquivos. No entanto, apenas um sistema Digital Asset Management (DAM) é suficiente para, em um ambiente sofisticado, fornecer níveis de controle em camadas para a colaboração, gerenciamento e distribuição de ativos digitais como você deseja.
Os níveis de controle em camadas são gerenciados por meio de Funções e Permissões. Sem Funções e Permissões, você também pode postar tudo o que possui em um site público para o mundo inteiro acessar. Em um sistema Digital Asset Management (DAM) baseado na Web, todo usuário tem um login seguro que os autentica em uma função com um conjunto predefinido de permissões e restrições (ou não). E cada usuário pode acessar. Funções e Permissões que determinam 'quem' tem 'o que' nível de acesso a 'quais' ativos e 'como' o usuário pode interagir com os ativos.
São inúmeros os benefícios de poder a um clique, determinar Funções e Permissões adaptáveis a cada usuário ou equipe. E um aspecto valioso é o sigilo de informações Veja o alcance de algumas Funções e Permissões e o que elas permitem:
• A equipe de comunicação / marketing prepare uma campanha que será lançada em seis meses;
• A equipe de produtos para produzir materiais de treinamento para um produto que não chega ao mercado até o próximo ano;
• Os representantes regionais de campo acessam apenas as promoções e publicações criadas e destinadas a eles;
• A equipe de comunicação / marketing pode garantir que ativos de produtos, pessoas ou locações retirados do mercado, quadro ou estrutura da empresa não seja mais acessível a outros usuários;
*Esta tabela ilustra uma estrutura de Funções e Permissões do Imaz, sistema de gerenciamento de ativos digitais baseado na Web. As permissões não refletem as permissões completas, que podem ser definidas, mas revelar diferentes níveis de acesso e controle.
Embora pareça complicado administrar o DAM, as Funções e Permissões podem ser tão simples quanto para um grupo de trabalho de quatro pessoas ou tão complexas quanto uma empresa multinacional com vários departamentos, divisões, marcas e canais de acesso e ao controle.
A manutenção da estrutura de Funções e Permissões é crítica ao lançar atualizações e um ponto-chave na seleção de quem terá acesso a que e porque. Mais do que isso, trabalhar com Funções e Permissões que permitam adaptabilidade, flexibilidade e escalabilidade facilmente é vital para o sucesso contínuo do seu sistema DAM.