O gerenciamento de informações é um dos principais desafios das empresas em tempos modernas. A quantidade de dados que fazem parte do acervo de uma organização, assim como de nossas vidas, só aumenta, e com isso também a demanda por agilidade e produtividade.
Cada vez mais, os ativos digitais influenciam profundamente no desempenho e nos resultados das empresas.
Isso obriga a adoção de ferramentas que permitam armazenar, organizar e compartilhar o acesso a essas informações.
É aqui que entram em cena softwares como o (DAM) Digital Asset Management, que em português significa Gestão de Ativos Digitais.
Esse tipo de solução influencia como lidamos com os dados e se torna uma peça importante na hora de implantar a transformação digital de sua empresa.
Afinal, o que é (DAM) Gestão de Ativos Digitais?
A função do sistema DAM é, basicamente, armazenar, organizar e compartilhar permissões adequadas de acesso a todos os ativos digitais de uma organização.
Tais ativos incluem todo tipo de informação e arquivos digitais que façam parte do dia a dia da empresa, como documentos, fotos, vídeos, vetores etc.
Esse tipo de solução é fundamental para atender a demanda crescente do universo corporativo por uma maneira centralizada e organizada de armazenar e compartilhar seus recursos virtuais, que levariam tempo desnecessário para serem encontrados se não fossem mantidos em um sistema de gerenciamento.
E quais são os benefícios da gestão de ativos digitais?
De acordo com a renomada Harvard Business Reviews, o volume de ativos digitais na economia mais do que dobrou na última década porque as organizações investiram não somente em TI, mas também na constante digitalização de seus arquivos físicos.
São muitos os benefícios de investir na gestão desses ativos. Veja algumas das principais razões:
Acesso fácil
A desorganização é o grande vilão da produtividade, e à medida que o tempo passa, pode se tornar cada vez mais complicado manter todos os arquivos digitais facilmente acessíveis.
Ao mesmo tempo, ao focar na gestão de seus ativos digitais, todos eles são armazenados em um só lugar, corretamente categorizados e à disposição com a rapidez à que hoje estamos acostumados.
Essa gestão se torna ainda mais relevante ao não interromper o fluxo natural de trabalho, já que muitos destes ativos devem ser compartilhados entre diferentes áreas da empresa.
Permissões customizadas
Dada a sensibilidade de determinados arquivos, é natural que nem todos os colaboradores devem ter acesso a todos os documentos e sem uma gestão apropriada dessas informações, isso tende a gerar duas questões:
Distribuir permissões de acordo com cada perfil é um dos benefícios da simplicidade da solução do DAM — os que precisam ganham acesso a solução de gestão, mas cada um só tem acesso ao que foi permitido pelos administradores, de acordo com a necessidade.
Consistência nas informações
Quando os arquivos ficam em diferentes locais, outra questão é a diferença entre versões, o que geralmente causa inconsistência nas informações.
Vamos pensar no exemplo de um material gráfico para uma ação de comunicação ou marketing. Sem a devida atenção, a mesma peça pode contar com duas versões do mesmo material, uma definitiva e outra que deveria ser usada somente como um teste.
Quando a gestão é feita adequadamente, isso não acontece. Somente uma versão de cada arquivo é armazenada e mesmo que seja atualizada, estará sempre disponível para todos imediatamente.
Segurança reforçada contra danos externos
Armazenar arquivos em diferentes máquinas ou mesmo em HDs portáteis que são passados de um computador para o outro, é também perigoso por conta de possíveis danos ao aparelho.
Qualquer acidente com estes equipamentos pode comprometer as fotos, vídeos e documentos importantes.
Em termos de segurança, a melhor solução é uma solução de DAM em nuvem, o que o torna seguro tanto contra danos físicos quanto como contra possíveis ataques de hackers.
Colaboração criativa
Importante destacar também o quanto a Gestão de Ativos Digitais contribui para uma colaboração mais criativa, especialmente nos setores de marketing, comunicação e vendas.
Com a gestão correta dos ativos, é fácil não apenas encontrar todos os ativos rapidamente, como também montar coleções e se inspirar para a criação conteúdos novos e atraentes.
A facilidade de compartilhar os arquivos também colabora na comunicação entre os times de diversas áreas, que podem realizar ações alinhadas para melhores resultados sem carregar nada físico.
Quais as melhores soluções de DAM para a sua empresa?
Como estamos falando de um sistema que sem dúvida terá grande impacto em operações diárias, escolher cuidadosamente baseado em informações concretas certamente garantirá um melhor desempenho. São muitas as opções disponíveis, o que pode dificultar filtrá-las e decidir a melhor. Sabendo disso, abaixo fizemos uma lista com os melhores softwares de DAM para facilitar a sua escolha. Aqui estão as melhores alternativas:
Brandfolder
Brandfolder é um software de gerenciamento de ativos digitais visualmente elegante e fácil de usar que permite que profissionais de marketing e criativos de todos os setores maximizem seu potencial de gerenciamento de marca. Brandfolder é mais do que apenas armazenamento para seus ativos digitais; com a arquitetura em nuvem da nossa solução, os usuários podem organizar, manipular, distribuir e analisar seus ativos digitais mais importantes a partir de uma única fonte. Com pesquisa inteligente avançada alimentada por IA, edição e manipulação de ativos, fluxo de trabalho anotado com aprovações e notificações e insights de marca acionáveis, o pacote de recursos da Brandfolder amplifica a colaboração e produtividade entre equipes e permite que usuários externos acessem o conteúdo de que precisam com uma facilidade sem precedentes.
Imaz
O Imaz é a única empresa da lista 100% brasileira.
Baseado em nuvem, a empresa atende à clientes de diversos tamanhos e setores da economia. Tem entre os principais clientes Ambev, Bradesco, JBS, Grupo Pão de Açúcar etc.
O Imaz apresenta uma interface bem intuitiva e simples de usar e possui ótimos recursos de busca por filtros e palavras-chave.
O gerenciamento de usuários é bem completo, você pode dizer exatamente o que cada usuário pode fazer no sistema e quais fotos e vídeos ele pode ter acesso.
O forte do Imaz são as ferramentas de compartilhamento de imagens.
Não deixa nada a dever aos serviços de DAM estrangeiros e tem a vantagem de rodar mais rápido por seus servidores ficarem no Brasil.
Bynder
A solução de DAM do Bynder é usada por mais de 450 marcas ao redor do mundo, incluindo nomes de peso como Puma, Lacoste, Groupon e Spotify.
A empresa já ganhou diversos prêmios de inovação, e seu crescimento de 200% ano ano dá indícios fortes da qualidade dos produtos que oferece.
O sistema de pesquisa dos ativos, por exemplo, é baseado em inteligência artificial, o que torna a organização e distribuição dos itens de marketing muito mais simples e intuitiva.
Outro detalhe importante: o Bynder também oferece uma versão gratuita, perfeita para times pequenos, e que pode servir como porta de entrada para testes.
Third Light Chorus
O Chorus, software da empresa britânica Third Light, apresenta um sistema fácil de usar, e que cria departamentos virtuais para facilitar a distribuição dos ativos para quem normalmente fará uso deles.
Outra funcionalidade útil é a possibilidade de ver dois paineis de arquivos lado a lado, o que agiliza o processo criativo e colaborativo.
Alguns dos clientes mais conhecidos da Third Light — entre os mais de 500, no total — são Jeep, Nestlé, Virgin e Nascar.
Canto
A Canto, empresa com 25 anos de experiência no mercado e nada menos que 2,500 clientes, possui dois produtos: um para enterprise e outro focado em times e pequenas empresas.
Entre os clientes, estão marcas como Intel, Nasa e Bank of America. Assim como as outras opções, o software da Canto permite criar coleções de arquivos para facilitar a colaboração, gerenciar permissões e acessar as informações facilmente.
MediaValet
https://www.mediavalet.com/product-tour/
MediaValet é um DAM baseado em nuvem que ajuda as equipes de marketing e de criação a gerenciar, colaborar e distribuir facilmente seus ativos e conteúdo digital. Com usuários, suporte e treinamento ilimitados, equipes em todo o mundo podem acessar o conteúdo de que precisam, quando e onde precisarem.
Construído no Microsoft Azure, o MediaValet é rápido e fácil de usar. É confiável para marcas globais como Brand USA, Razer, Margaritaville, Experian e muito mais.